事務所で仕事をしていて「物が見つからない」「必要なものを探すのにいつも時間がかかっている」といった悩みがある方も少なくありません。片付けられていない事務所だと、仕事も非効率になってしまいます。片付けをすることで、事務所でもさまざまなメリットがあるのは確かです。
今回の記事は、事務所を片付けるメリット・片付けにくい原因・片付けを効果的に進めるポイント・不用品の処分方法をまとめています。
事務所の片付けをするメリット
事務所には、実にさまざまなものがあります。常に使うものもあれば頻度が少なく年に数回しか見ないものもあるでしょう。事務所が片付けられていれば、必要なものを取り出すにも手間も時間もかかりません。これは、自宅であれ事務所であれ共通です。書類を探すのに何十分もかかっていたら本来の業務が捗らず間に合わないこともあるでしょう。事務所がすっきりと片付けられていると、探しだすのにストレスもかからず誰が出し入れしても分かりやすくなり仕事が円滑に進むメリットがあります。
また、雑然とした事務所では来訪者の印象も居心地の悪さを与えかねないので、すっきりと片付けておくことの方が好感度アップに直結します。
事務所の片付けができにくい原因
片づいた事務所の方が良いと分かっていても、片付けができにくい原因はいくつかあります。まず、事務所のスタッフは複数人が在籍しているため、必要なものと不要なものが人によって大きく異なります。そのため、不要だと思っているものでも他のスタッフにとれば必要なものにもなってしまうため処分を判断する機会がないまま物がたまっていってしまうのです。
業務の割り振りはできているのに、片付けに充てる時間は決められていないことも片付かない理由の一つです。デスク周りの掃除は習慣化していても、共通で使うものについては勝手に一人の判断で置き場所を変えてしまうと他のスタッフが見つけにくくなってしまいます。
そして、事務所の片付けをする時間すらないほど多忙というところもあります。物が増えてくればそれに応じた収納場所を作らなければならないのに、片付けができないために収納する段階へも進めないためいつも雑然としてしまうのです。
事務所の片付けを効果的に進めるポイント
この機会に事務所の片付けを始めるなら、より効果的に進めるために以下のポイントを理解しておきましょう。
不用品をまとめておく
事務所にあるもので、誰も必要としていないものは不用品なので処分を進めて行きましょう。判断に迷うものや捨てにくいものは一ヶ所にまとめておくと後々分かりやすくなります。私物は、ロッカーやデスクに仕舞うようにしましょう。
収納グッズを購入する
事務所の片付けを始める時、つい収納グッズを先に購入しがちです。収納グッズは最適なものを選ぶためにも必要な大きさや入れやすさなどを考慮して選ぶようにしましょう。収納場所が多いものやサイズの大きいものを選びがちですが、空きスペースに配置できないことも考えられます。この機会に整理整頓をしようと収納グッズを購入したのに、使い勝手が悪かったり置けるスペースが無かったりということを防ぐためにも、要不要を仕分けしてから購入するのが大切です。
ものの置く場所を決める
事務所で必要なものは、置き場所をしっかり決める必要があります。物の「所在地」が決まっていないとすぐに紛れ込んでしまうのは、家庭でも事務所でも同じです。特に、事務所には細かな事務用品も多数あるのでそれらの置き場所を分かりやすくラベリングしておけば、誰が見ても一目瞭然になるでしょう。
古い書類はデータ化をして保存する
事務所には、保管している古い書類も多数あるでしょう。捨てると後々困るものなら書類をスキャナーで読み込んでPDF化しておくとその分のスペースを集約できます。
事務所の不用品を処分する方法
ここからは、具体的に事務所にある不用品を処分する方法を紹介します。
事務所の粗大ゴミは不用品回収業者に依頼する
事務所から出た粗大ゴミは、家庭ゴミと同じ扱いで自治体の粗大ゴミ回収に出すことはできません。不用品回収業者なら法人から出された粗大ゴミや不用品を回収してくれるので依頼をしてみてください。
事務所では大型の不用品が出ることが多く、事務所から搬出するにも負担を伴います。不用品回収業者を利用すると直接事務所まで回収に来てくれるので安心して任せられるのが大きなメリットです。
不用品回収業者に依頼をすれば、迅速に回収してもらえるため業務のへの支障も短時間で済みます。
オフィス家具は買取をしてもらう
事務所にあるオフィス家具は、廃棄処分をするのではなく不用品回収業者でも買取にも対応しているところがあるので利用してみましょう。概ね製造から10年以内のものであれば、買取対象になります。
不要になったパソコンはメーカーの法人向け引き取りを利用する
事務所で不要になったパソコンは、メーカーの法人向け引き取りを利用しましょう。事業系パソコンのリサイクルは、「資源有効利用促進法」で法人から依頼された不要なパソコンをメーカーが処分する仕組みです。
一般社団法人パソコン3R推進協会のホームページから、メーカー窓口一覧を閲覧できるので参考にしてください。
まとめ
一念発起して事務所の片付けを始めるには、大掛かりな不用品の処分も多々あるため事前の計画が重要です。整理整頓をしてもまだものが圧倒的に多いなら、不用品が含まれているかもしれません。まずは、要不要を分けることが必要でその後に不用品をひとまとめにしておけば処分を進められます。当社福岡エコサービスでは、事務所の片付けで出る不用品回収も対応可能です。状態の良いものであれば不用品買取もいたします。事務所から出る不用品の数々も迅速に回収可能ですので、お困りの方はぜひお問い合わせください。
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